こんにちは、takです。
週末、本屋さんで『時間術大全』をパラ読みしました。
『時間術大全』は“時間の使い方”を書いた本ですが、この言葉に目が留まりました。
メールを「手紙」と思え
この言葉の近くに“メールの処理は夕方1回にする”というニュアンスの言葉もあったので、仕事のメールは“1日1回のやり取りで十分だ”という風に僕は解釈しました。
最初この言葉を見たとき、瞬間的に“んなん、デキるか！”って心の中でツッコミを入れたのですが、よく考えてみると“出来なくはない…のか…”と思うようになりました。
僕にとっての、「手紙」とは
「手紙」は、基本的に1日1回配達されるかされないかのモノです。
僕が家の郵便ボックスを確認するのは、だいたい仕事から帰ってきたときの夕方1回です。(まずはこの時点で、“メールの処理は夕方1回にする…か”となりました)
休みの日はたまに、朝1回、夕方1回の合計2回確認します。
届くのは、だいたいが近くに新しくオープンしたお店の宣伝や地域のお知らせです。
僕はその場でサッと目を通して、必要なモノと不要なモノを判断して、不要なモノは郵便ボックス横の不要郵便物入れに入れます。
自分にとって大事な「手紙」が届いていることもありますが、ほとんどが不要郵便物入れ行きです。
ここまでは、「手紙」を受け取る側としての見方です。
ここからは、「手紙」を出す側として見ていきます。
最近、「手紙」を出した記憶がありません。切手の金額も記憶してません。。。
僕が「手紙」を書くときは、“自分の思いを伝えたい”ときです。
僕は出したことはないですが、『結婚式の招待状』は良い例だと思います。
どんなに急いでいても、だいたい手紙で受け取ります。
郵送ではなく、手渡しのときもありますが、メールで済まされた『招待状』はいままでありませんでした。
郵便ボックスは1日1回しか見ないのに、なんでメールボックスは1日5回も見るのか
僕が仕事で「メール」を受け取らない日、「メール」を送らない日はほぼありません。
僕が意識的にメールを確認するのは、次の5つの時間です。
- 出社後すぐ
- 昼休み前
- 昼休み後
- 15時休憩前後
- 退社前
この時間以外は、メールソフトは閉じておきます。
それでも上司から「おい、あのメール見たか」と言われて、あわてて起動することもあります。
郵便ボックスは1日1回しか見ないのに、なんでメールボックスは1日5回も見るのか考えてみました。
僕のメールボックスに届くメールは、次の3つに分類できます。
- 自分が送ったメールに対する返信のメール
- 他人から送られてきたメールのうち、特定のアクションを求められているメール
- 他人から送られてきたメールのうち、特定のアクションを求められていないメール
自分が送ったメールに対する返信のメールについては、自分が“相手に返信を期待するタイミング”で確認すればいいだけです。
僕の場合、メールボックスを頻繁に確認してしまうのは『他人から送られてきたメールのうち、特定のアクションを求められているメール』に早く対応しないといけないと思っているからだと感じています。
つまり、「なんで郵便ボックスは1日1回しか見ないのに、メールボックスは1日5回も見るのか」という問いに対しての僕の答えは、「他人から言われたことに早く応えないといけないと思っているから」ということになりそうです。
まとめ
郵便物とメールは情報の種類が違うので、一概には同じ対応が出来るとは思いませんし、それが自分にとってベストかどうかは分かりませんが、“メールを「手紙」と思う”ことができれば、モノゴトの進め方を変えられるかなと感じました。
ちょっと、仕事のやり方を変えてみようと感じた話でした。
これが会社の“管理職”になれば、また違う考えになると思いますが、今の僕はこのように感じています。
(おまけ)『承知いたしました。』の一言メールは必要か
たまに「承知いたしました」という一言メールのやりとりを見かけることもありますし、自分が送ることもあります。
メールは相手の顔が見えないコミュニケーションだからこそ、「分かりました」と返事するのは大事なことだと思いますが、このやりとりが必要なのか疑問に感じることがたまにあります。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
